Adjoint(e) ou plateforme en ligne : un choix difficile

En tant que propriétaire d'entreprise, professionnel de la beauté ou autre, on sait que vous avez beaucoup de choses à faire et gérer. Vous vous occupez un peu de tout, mais nous savons aussi que vous préférez faire les choses que vous aimez, comme passer du temps avec votre famille et prendre soin des personnes qui viennent vous voir. Alors, voici une question que vous devrez forcément vous poser à un moment : « Dois-je engager un adjoint administratif ... ou ai-je besoin d'une plateforme de gestion et de réservations en ligne? » Voici les avantages et les inconvénients de ces deux options.

Réservations en ligne ou téléphone ?

De nos jours, il existe deux façons pour prendre rendez-vous. Les clients ou patients vous appellent par téléphone parce qu'ils ont vu votre numéro en ligne ou dans les pages jaunes (oui, ça peut encore arriver), ou ils prennent leurs rendez-vous directement en ligne grâce à votre super plateforme de réservation sur votre site web ou sur les réseaux sociaux. Les deux stratégies fonctionnent bien sûr et elles ont toutes deux leurs avantages et leurs inconvénients. Même si l'utilisation du téléphone est un réflexe de moins en moins répandu, certaines générations (les plus de 50 ans) aiment parler à un humain, alors que les très jeunes (moins de 50 ans) n'aiment pas utiliser cette technologie ancienne. Anecdote du jour : Saviez-vous que si les clients n’arrivent pas à vous joindre par téléphone tout de suite, ils vont probablement appeler quelqu'un d'autre!

Grâce à une plateforme de rendez-vous en ligne, les clients font tout le travail et ils voient toutes vos disponibilités, ce qui signifie que vous ne perdrez plus 1 heure au téléphone avant de trouver un créneau qui fonctionne pour tout le monde. En plus, votre plateforme est disponible en tout temps et vos clients ne sont donc jamais découragés.

Heures de bureau ou 24 h/24 ?

Nous avons tous des emplois, des vies et des horaires fondamentalement différents. Avoir un adjoint exécutif ou administratif est génial parce que vous n'avez pas à gérer les rendez-vous, des clients ou les nombreux problèmes administratifs. Mais votre incroyable adjoint(e) a une vie et voudra surement rentrer à la maison à une heure décente. Donc, si vous ne voulez pas vous retrouver à tout faire, vous devrez surement utiliser un centre d'appels à l'étranger (vive les gros comptes en banque) ou utiliser une solution de gestion et prise de rendez-vous en ligne.

Saviez-vous que près de 40% des rendez-vous sont pris en dehors des heures d'ouverture? Si vous voulez être vraiment disponible pour vos clients, vous devez leur donner la possibilité de planifier leurs rendez-vous 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Alors non, pas de panique! Vous n'aurez pas besoin de vivre dans votre clinique, salon ou lieu de travail. Vous avez juste besoin de trouver une bonne plateforme. Mais c’est facile en fait!

Le virage numérique

Nous aimons tous notre planète et l'environnement. Dernièrement, tout le monde essaye d’apporter sa pierre à l’édifice afin de construire un monde meilleur pour les générations futures. C'est cool pour la planète et ça donne une bonne réputation. Le virage numérique (il est temps d’oublier le papier) a de nombreux avantages, on a facilement accès à toute l’historique d'un client, les préférences de coloration et bien plus encore, et ce, au même endroit. Vous n'aurez plus à feuilleter des pages et encore des pages avant de trouver la réponse que vous cherchez, et votre secrétaire ne se perdra plus pendant des heures en cherchant des classeurs à l’infini. On est tous d'accord, il est temps d'arrêter de donner des petits bouts de papier avec la date et l'heure du prochain rendez-vous, vos clients vont les perdre ou leur horaire changera, et ils devront appeler pour trouver une nouvelle date ou annuler complètement s'ils ne peuvent pas voir vos disponibilités. Il est temps de gagner du temps, de garder vos clients et de sauver des arbres.

Conclusion

Nous avons tous des besoins différents, parfois vous devez donner à vos clients ou patients un visage amical auquel ils peuvent parler lorsqu'ils réservent leurs rendez-vous ou attendent patiemment dans la salle d'attente. L’idéal c’est d’avoir les deux! Un assistant administratif qui gère votre plateforme de réservation en ligne, mais nous savons que ce n'est pas toujours possible. Si vous démarrez votre entreprise, si vous avez une petite entreprise ou si vous êtes un travailleur autonome, investir pour votre futur est un élément clé. Commencez avec une plateforme de gestion et prise de rendez-vous en ligne qui centralisera toutes les informations et fera le gros du travail. Et hop, une bonne chose de faite!