Salons de beauté : revoir sa méthode de réservation de rendez-vous

Tous les Sassoons, Fekkais et Hershbergers de ce monde ont commencé à coiffer dans de petits salons peu connus. Ils ont gagné leur renommée grâce à leur talent et à un sens fort de l’éthique.

En tant que propriétaire d’un salon, votre première source de revenu vient des services que vous offrez à vos clients et donc tout dépend du nombre de clients que vous pouvez recevoir chaque jour, semaine et mois.

On est certain que vous maîtrisez vos ciseaux comme un Edward aux mains d’Argent des temps modernes mais c’est malheureusement souvent la logistique et votre gestion des réservations qui peuvent vous ralentir. Il vous faut mieux utiliser votre temps et non en utiliser plus, et pouvoir tirer profit de chaque seconde de votre journée de travail sans pénaliser vos clients.

Il est temps d’analyser votre méthode de réservation actuelle

Votre méthode de réservation de rendez-vous peut faire plus de mal à votre salon que vous ne l’imaginez. Il n’y a qu’un moyen de le savoir. Si vous vous êtes déjà retrouvés dans l’une ou plus des situations ci-dessous, il est temps de repenser votre méthode.

Pour voir le verre à moitié plein, nous vous réservons de super solutions que vous pourrez mettre en place sans attendre pour continuer d’étendre votre empire.

Des événements inattendus décalent-ils tous vos rendez-vous vous?

Malheureusement, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tous vos clients arrivent à l’heure ou n’oublient jamais leurs rendez-vous. Il arrive que vos clients rencontrent des empêchements qu’ils ne peuvent éviter, comme des embouteillages, des problèmes personnels, une invasion mondiale de zombies, etc. Mais si vous remarquez que les retards et les absences sont un peu trop courants, alors vous devez changer vos méthodes. Envoyer des rappels peut être la clé.

Vous devez penser “je rappelle déjà à mes clients leur prochain rendez-vous à la fin de chaque rendez-vous”. Ça ne suffit pas! Vos clients ont des vies bien remplies. Quand vous terminez leur coupe, ils sont déjà en train de penser à la tâche n46 de leur samedi bien occupé. Envoyer des rappels 24 à 48 heures avant leur prochain rendez-vous est l’idéal. Les sms sont très efficaces puisque 90 % d’entre eux sont lus dans les 3 minutes qui suivent leur réception et plus de 99 % finissent par être lus. Vous pouvez vous détendre en sachant que vos clients n’oublieront pas leur prochain rendez-vous.

Un changement de plan dans votre agenda peut vite créer un effet domino et chambouler le reste de votre journée. Les rappels automatiques sont un moyen facile de réduire les retards et complications.



Même chose avec les rendez-vous trop serrés?

Si vous remarquez que vos rendez-vous sont trop collés les uns aux autres et que vous ne vous laissez pas assez de temps entre entre eux, alors vous devez réorganiser votre horaire. Encore une fois, il faut vous assurer que votre journée est divisée de manière optimale.

Vous ne pouvez pas prédire les retards, mais vous pouvez prévoir suffisamment de temps entre deux rendez-vous par sécurité.

Il y a une différence entre optimiser votre temps et juste remplir votre agenda. En agissant de cette manière vous allez vous fatiguer par manque de pause et vos clients se sentiront pressés.

Analyser combien de temps prennent vos différents services. La chose principale à garder en tête c’est que votre efficacité et votre organisation ne doivent pas affecter la satisfaction de vos clients.



Organisez-vous votre temps correctement?

L’organisation des rendez-vous et la gestion des événements imprévus dépendent directement de la façon dont vous vous préparez pour votre journée de travail. Votre lieu de travail doit être parfaitement prêt avant que le premier client ne rentre pour que vous puissiez commencer à l’heure. Cela paraît évident? Mais le faites-vous vraiment? Avoir une vision globale de votre semaine, savoir à quel point vous allez être occupé, combien de temps il va vous falloir pour préparer vos locaux, etc. vont vous permettre de déterminer à quelle heure vous devez arriver et ce que vous devez préparer avant de commencer.

Si vous ne commencez pas votre journée à l’heure alors vos clients risquent de ne pas être à l’heure non plus. Et s’ils commencent à faire cela, cet effet domino dont on parlait plus tôt va vraiment se produire.

Ces conseils peuvent paraître évidents, mais parfois on a tendance à oublier ces vérités douloureuses:

- Si vous êtes du genre lève-tôt, arrivez une heure avant votre premier rendez-vous et faites en sorte que tout soit prêt, qu’il ne vous manque aucun produit, que vos poubelles soient sorties, etc.

- Si vous êtes au contraire un oiseau de nuit et que vous êtes encore plein d’énergie à la fin de votre journée, alors faites toutes ces tâches avant de partir. Vous devriez quand même arriver 30 minutes avant votre premier rendez-vous le lendemain, mais au moins il ne vous restera que des détails à régler (nettoyer les miroirs, remplir les bouteilles de shampoing, etc.).

Être prêt et attendre vos clients au lieu que ce soit eux qui vous attendent montre du professionnalisme, et honnêtement, cela ne devrait pas être autrement.



Oubliez-vous les préférences de vos clients?

Cela peut avoir l’air normal car vous voyez beaucoup de monde dans la journée, mais vous devez noter autant de détails que possible au sujet de vos clients, histoire de n’oublier aucune information importante.

Si votre cliente vous demande un traitement lissant à la kératine au téléphone et que vous oubliez de le commander, elle sera irritée et cela vous fera passer pour quelqu’un qui manque d’organisation. Ou si l’une de vos clientes est allergique au chocolat, vous vous souviendrez de ne pas saupoudrer du cacao sur son latte afin qu’elle n’ait pas à le décliner poliment lorsque vous le lui servirez. Savoir ce genre de choses permet de gagner du temps.

Avoir un endroit pour ranger ses notes est pratique et malin. Vous pouvez voir rapidement ce que vous avez écrit au sujet de votre client juste avant son rendez-vous et vous rappeler quelles sont ses préférences.

Montrer facilement à vos clients que vous connaissez leurs goûts les mettra à l’aise et de bonne humeur. Ils apprécieront cela.



Êtes-vous toujours occupés à répondre au téléphone?

On sait, on sait… Les interactions humaines sont en déclin, mais parfois les nouvelles technologies sont nécessaires pour faire avancer votre business. De toutes façons, votre entreprise ne va pas disparaître (on aura toujours besoin d’une bonne coupe de cheveux) et vous avez déjà beaucoup d’échanges humains avec vos clients.

Passer 20 minutes au téléphone à essayer de trouver un créneau qui fonctionne à la fois pour vous et pour votre client peut être assez frustrant et représente surtout une perte de temps. Automatiser la prise de rendez-vous vous permet de concentrer votre temps et votre énergie sur ce qui importe le plus : les services rendus à vos clients. Vous n’aurez plus à vous inquiéter au sujet des appels manqués car, soit votre téléphone arrêtera de sonner (et c’est positif!), soit vous pourrez dire dans votre message de boîte vocale que la prise de rendez-vous est désormais disponible en ligne. Un coup de génie!



Avez-vous des annulations lors de périodes très achalandées?

L’univers fonctionne de manière étonnante. Parfois, votre salon est calme, vous arrivez à tout gérer sans lever le petit doigt. Et parfois, c’est comme si un ouragan s’était mêlé à une tornade : toutes les personnes vivant sur cette planète ont décidé de prendre rendez-vous à la même heure le même jour.

Bon, cela ne doit pas vraiment être une coïncidence puisque cela se produit toujours à la même période. Pensez à Noël et au Premier de l’an… Tout le monde veut une magnifique crinière pour son baiser sous le gui ou des locks brillantes pour impressionner sa belle-mère non? Super! Les clients appellent et vous remplissez votre agenda. Certains vous demandent même si vous pourriez les rappeler si ce rendez-vous idéal de vendredi après-midi se libérait. Vous gloussez (dans votre tête bien sûr) et pensez “pourquoi ma cliente de vendredi après-midi annulerait?". Et bien sûr...elle annule. Nerveusement, vous essayez de vous rappeler qui était ce client qui voulait ce rendez-vous, mais vous êtes tellement occupé que vous ne vous en souvenez pas et que vous n’avez même pas le temps d’y réfléchir davantage.

La morale de cette histoire angoissante est que mettre en place une liste d’attente automatisée peut vous sauver. Les clients peuvent s’inscrire eux-mêmes pour les horaires désirés, ils recevront un courriel si un rendez-vous est disponible et le meilleur c’est que vous n’avez pas à vous en occuper. Je pense que nous pouvons tous être d’accord pour dire que votre niveau de stress vient de passer de 9,7 à 3,6. Et 3,6 c’est bien mieux pour vous (et pour votre entourage).

Maintenant que vous avez lu nos conseils, vous pouvez être convaincu qu’en améliorant votre méthode de réservation de rendez-vous, votre salon va prospérer. L’objectif n’est pas de trouver une multitude d’outils qui n’ont qu’une fonction mais de trouver l’outil unique qui rempli une multitude de fonctions. Vous aurez automatisé la logistique et votre salon en récoltera les bénéfices.