Comment choisir son logiciel de dossiers médicaux électroniques?

La technologie a pris encore plus de place dans notre vie cette dernière année. Avec le travail à distance, les dossiers médicaux en ligne sont devenus beaucoup plus populaires due à la demande des professionnels qui désiraient avoir un accès aux dossiers de leurs patients à distance.

Qu’est-ce qu’un dossier médical électronique?

Les DME sont des dossiers médicaux électroniques, des dossiers de patients normalement dans une clinique de santé, mais ils peuvent être utilisés par n’importe quels fournisseurs de services qui en ont besoin. Ils peuvent appartenir aux clients de plusieurs pratiques telles que des chiropraticiens, des diététistes, des physiothérapeutes et des médecins, entre autres.

Ils incluent:

• • Données sur les visites du patient (date, raison)
  • Diagnostics
  • Chartes et diagrammes 
  • Prescriptions 
  • Relevés de laboratoires
  • Allergies
  • Etc.
    
    

Quelle est la différence entre un DME et un DSE?

Les dossiers médicaux électroniques (DME) sont des versions numériques des dossiers des patients dans une clinique ou organisation, et comme mentionné plus haut, ils incluent plusieurs documents et relevés. Ils sont aussi très confidentiels et ne sont pas partagés à l’externe. Le patient y a souvent un accès limité.

Les dossiers de santé électroniques (DSE) sont des dossiers numériques des informations de santé d’une personne, ils peuvent inclure les antécédents médicaux et les notes d’évaluations par exemple. Ils peuvent également être partagés aux professionnels d’une autre clinique. Le patient peut souvent y avoir accès en ligne pour voir ses résultats, sous forme de portail-patient.

Historique

Les dossiers médicaux électroniques ont commencé en 1972 aux États-Unis, leurs coûts d’utilisation était très élevés, ils ont donc été utilisés principalement par les hôpitaux gouvernementaux¹. On avait prédit qu’en l’an 2000 tous les dossiers médicaux seraient disponibles en ligne, mais cela ne s'est pas réalisé.

Lorsque GOrendezvous a été créé en 2012, la demande pour les DME était plutôt faible, nous étions alors spécialisés dans la prise de rendez-vous en ligne. Puis lorsque cette demande est devenue plus populaire nous avons décidé de l’ajouter à notre service en 2019.

Bien que les dossiers électroniques eurent été progressivement plus populaires dans les 10 dernières années, la cadence s'est accélérée lors de la pandémie. Plusieurs cliniques ont alors commencé à offrir les rendez-vous en ligne et ont informatisé leurs dossiers. Les DME sont maintenant beaucoup plus détaillés et comportent plusieurs options personnalisables afin de répondre aux besoins de différents professionnels.

Comment utiliser les DME

Comme mentionné précédemment les hôpitaux ont été les premiers à vouloir mettre en ligne leurs dossiers, ce qui est normal vu le nombre de personnes qui ont besoin de voir les fiches des patients et d’ajouter des notes à celles-ci. 

Ensuite, les cliniques médicales ont suivi et maintenant des cliniques médico-esthétiques, des massothérapeutes, psychothérapeutes, orthophonistes, orthopédagogues et plus utilisent également les DME. Plusieurs plateformes offrent donc la création et la modification des dossiers médicaux, GOrendezvous en fait partie.

Les avantages des dossiers électroniques

1. Moins d’erreurs: les informations se retrouvent toutes au même endroit, elles ne sont pas écrites à la main et sont standardisées, donc, il y a moins de chances d’erreurs pour des choses telles que les allergies, les doses de médicaments, etc.

2. Gagner du temps: ils permettent de gagner du temps, car les données sont inscrites au bon endroit et grâce à ses options simplifiées telles que les questionnaires santé envoyés d’avance, les lexiques, les raccourcis, ainsi que la signature électronique pour compléter la fiche. 

3. Partage des dossiers: les cliniques multidisciplinaires peuvent se partager des dossiers de patients communs ce qui simplifie beaucoup leur travail. Évidemment tous les accès sont personnalisables pour garder la confidentialité nécessaire.

4. C’est sécuritaire: les accès sont contrôlés par l’administrateur et personne d’autre ne pourra lire le contenu. Il est aussi possible de suivre à la trace toutes les modifications futures, ce qui est fréquemment requis par les ordres professionnels ou associations. 

5. Moins de papier: c’est bon pour l’environnement et ça permet de sauver de l’argent sur les coûts de papier et d’impression.

6. En plus: la plupart des logiciels et plateformes qui offrent les DME offrent également un éventail de fonctionnalités pour gérer son entreprise, comme la prise de rendez-vous en ligne, les rapports de revenus ou les paiements en ligne. Il est donc possible d’avoir un suivi complet du dossier médical et des paiements du patient au même endroit.

Comment choisir sa plateforme de DME?

1. La sécurité: il ne faudrait pas qu’il soit facile pour n’importe qui d’accéder à vos dossiers médicaux électroniques. Pareillement, leur confidentialité au sein de votre pratique est importante. N’hésitez pas à poser des questions sur la cybersécurité de vos dossiers médicaux électroniques.

• Où sont situés les serveurs informatiques?
• Est-ce que je peux gérer le partage des dossiers avec d’autres collègues?
• Est-ce que les données sont encryptées?
• Est-ce que les dossiers sont conformes aux normes en place, comme la loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)? 

Une bonne plateforme de DME vous permettra d’émettre des permissions à vos collaborateurs afin de contrôler l’accès aux dossiers des patients.

2. Déterminer vos besoins: les plateformes disponibles pour les DME sont souvent assez différentes, plusieurs sont spécialisées pour les médecins seulement, d’autres, comme GOrendezvous, offrent plusieurs options dont la prise de rendez-vous et les paiements en ligne. Pensez à ce que votre pratique nécessite et comment une plateforme vous permettra de sauver du temps.

3. Les coûts: ils sont aussi assez différents selon les options rattachées, comme le nombre d’utilisateurs. Chez GOrendezvous l’ajout de l’option des DME est au coût de 20$ par mois par utilisateur. 

Avec toutes ses informations en mains, vous pourrez maintenant faire un choix éclairé pour l’ajout de dossiers médicaux électroniques à votre pratique!

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Références:

https://www.businessnewsdaily.com/10914-best-electronic-health-records-systems.html

https://www.healthit.gov/faq/what-electronic-health-record-ehr

https://elearning.scranton.edu/resource/health-human-services/emr_the-progress-to-100-percent-electronic-medical-records

https://www.extractsystems.com/healthydata-blog/2016/9/30/a-brief-history-of-the-emr

 

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1. https://infoway-inforoute.ca/fr/solutions/fondements-de-la-sante-numerique/dossiers-medicaux-electroniques