“Papier vs numérique” : c’est un des grands dilemmes de notre ère. Même si Internet a envahi nos vies et que l’on traîne maintenant nos téléphones partout, il faut admettre que c’est plutôt pratique dans nos vies de tous les jours que ce soit pour le travail ou non. Le papier et le crayon sont devenus obsolètes pour la plupart des gens. L’écriture cursive pourrait presque être considérée comme une forme ancienne d’écriture.
Les agendas digitaux sont tellement développés aujourd’hui qu’il est difficile d’imaginer qu’on a un jour fait sans. Ils peuvent synchroniser votre agenda, vos contacts, vos notes et plus encore, en un seul endroit facile d’accès. Vous pouvez même synchroniser vos informations entre votre téléphone et votre ordinateur. Alors, comment se fait-il que tant de propriétaires de petites entreprises utilisent encore le papier qui les ralentit pourtant?
Cessez de perdre du temps avec un agenda papier
Le temps c’est de l’argent, le temps est précieux, le temps c’est tout pour un chef d’entreprise. Planifier correctement votre temps est essentiel à la prospérité de votre entreprise. En fait, une bonne gestion du temps vous aide à réussir tant au niveau professionnel que personnel.
Jongler entre les employés, un budget, des clients et des fournisseurs c’est beaucoup de travail. Si vous avez des difficultés avec la gestion des annulations de dernière minute ou si votre gestion provoque de la confusion, cela affectera la santé de votre entreprise. La confiance de vos clients pourrait diminuer et vous pourriez perdre cette entreprise que vous avez mis tant d’énergie à monter.
Pour optimiser votre temps, vous devriez vous concentrer sur les tâches importantes plutôt que de vous laisser distraire par des urgences mineures qui peuvent arriver au cours de la journée. Vous n’avez pas le temps de vous souvenir où vous avez placé le papier pour l’assurance d’un client ou cette note au sujet d’une allergie d’un autre client. C’est une source de stress qui pourrait ruiner votre journée. Ne paniquez pas, un agenda en ligne pourrait vous faire gagner du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Alors, voici pourquoi vous devriez abandonner le papier
1. C’est encombrant
Cela peut paraître évident mais un téléphone est bien plus léger qu’un agenda, un carnet de notes et répertoire. Vous êtes souvent en déplacement? Quand vous utilisez un agenda électronique, vous n’avez pas besoin d’amener un deuxième sac pour votre organiseur papier. Bon d’accord, on exagère peut-être un peu, mais il est vrai que tout ce papier est plus encombrant que ce téléphone qui rentre dans votre poche.
Aussi, votre smartphone peut s’avérer pratique si vous prenez ces vacances dont vous rêvez depuis si longtemps (margarita à la main, cet air marin qui vous caresse le visage...ok revenons à nos affaires). Hélas, 61 % des gens travaillent pendant leurs vacances. Si vous en faites partie, travaillez au moins avec votre téléphone et non avec cet énorme organiseur papier, vous pourrez vérifier et déplacer vos rendez-vous tellement plus facilement.
Qu’est ce qu’un agenda papier et un téléphone fixe ont en commun?
Utilisons une bonne vieille métaphore : vous vous souvenez de ces vieux téléphones fixes? Ceux avec des fils accrochés au mur de la cuisine? Vous ne pouviez pas vous promener dans la maison, vous aviez un périmètre limité. Vous pouviez créer un labyrinthe de fil dans votre cuisine et accidentellement manquer de faire tomber votre mère (ce qui se terminerait sans doute par une longue discussion désagréable entre vous). C’est la même chose avec un agenda papier. Vous ne pouvez pas vous déplacer dans votre clinique avec un gigantesque carnet de notes, un stylo, un agenda et un téléphone dans les mains.
2. Cela peut créer de la confusion lorsque l’on est plusieurs professionnels
Lorsqu’il y a plusieurs employés dans un même lieu de travail, il est important qu’il soit clairement indiqué qui a rendez-vous avec qui pour qu’il n’y ait aucune confusion possible.
Avec une version papier, il peut être compliqué de faire un suivi des différents horaires. Il est facile de mal lire un nom de client, une heure ou même une salle sur un agenda papier : les stylos bavent et les écritures au crayon à papier s’effacent rapidement. Une version numérique vous aidera à organiser tous les horaires facilement. Tout le monde saura où il doit être et à quelle heure.
3. Il est facile de perdre des documents importants
“Où est ce foutu papier que j’avais dans la main il y a deux minutes?”. C’est une phrase que l’on peut entendre assez souvent dans une clinique ou un salon. Avec une application numérique, vous ne pourriez jamais perdre des notes importantes puisqu’elles ne sont plus sur un bout de papier. Si vous perdez votre téléphone, ce n’est pas grave (bon un peu quand même, mais vous n’aurez pas perdu vos données)! Tout est mémorisé sur des serveurs. Vous pouvez même synchroniser votre agenda avec Google Agenda pour avoir une copie de sauvegarde.
Vous ne pouvez pas faire une copie de sauvegarde d’un agenda papier au cas où un imprévus arriverait, comme un feu, une inondation, votre chien qui aurait mangé vos papiers! Il vaudrait mieux être préparés et éliminer tous les risques, non?
4. Cela peut donner l’impression que votre bureau est désorganisé
Un bureau propre et rangé est important pour l’image de votre clinique. Un bureau recouvert de piles de papiers n’annonce pas vraiment “Venez entrez! Nous allons prendre soin de vous et nous sommes des personnes organisées”. Vous ne voudriez pas perdre des clients à cause du nombre alarmant de documents qui traînent dans votre bureau. Si vous ne montrez pas un lieu rangé, qu’est-ce que cela dit de votre entreprise? Une application de gestion de rendez-vous, en revanche, ne polluera pas votre environnement et montrera un bureau clair et net.
5. L’espace est limité
Vous n’avez pas un espace illimité pour ajouter autant de notes que vous le souhaitez pour chacun de vos contacts avec un organiseur papier. Avec une version numérique, au contraire, vous pouvez enregistrer des commentaires, idées et documents pour enrichir vos dossiers clients.
Ne pas perdre le fil de l’historique de chaque client et des traitements que vous leur offrez d’habitude aide à renforcer votre relation avec eux. Vos clients se sentiront appréciés et seront donc loyaux parce que vous mémorisez des informations à leur sujet et c’est ce qui rend vos interactions intéressantes. Par exemple, vous pourriez rajouter dans un dossier client : “Billy Bob - très bon client, toujours à l’heure, a aimé la crème X que j’ai utilisé pour le soin de son épaule, penser à commander cette crème car il voulait en acheter”.
6. Il n’y a pas de barre de recherche
Malheureusement, vous ne pouvez pas faire de Ctrl F ni utiliser une barre de recherche dans des dossiers clients papier. Avec une version numérique vous allez gagner énormément de temps pour chercher un client et ses informations.
Vous voulez faire un geste pour l’environnement? Brûlez… on veut dire recyclez votre agenda papier maintenant! Les agenda électroniques sont utiles et ergonomiques, ils peuvent vous fournir beaucoup plus de fonctionnalités que des lignes sur du papier. Toutes vos informations sont organisées dans un seul endroit accessible n’importe où n’importe quand. Vous ne perdrez plus de temps à chercher dans des piles de documents ou votre poubelle de recyclage. Même si votre ordinateur tombe en panne, toutes vos informations sont enregistrées sur des serveurs.
La clé est d’avoir un outil qui vous aide et non qui vous entrave. L’important c’est de gagner du temps au quotidien pour passer plus de temps sur la chose qui compte : construire votre empire.
Alors allez-y, passez au numérique.